前職は、美術館や水族館などの施設運営を請け負う会社に勤務していました。もともとは音楽大学で作曲を専攻する学生で、曲づくりを含めた空間プロデュースに興味がありました。また、何かの裏側を見るのが好きで、美術館・水族館・科学館など多様な施設運営に関わる仕事には面白みを感じていました。しかし経験を積むうちに、スタッフ管理など管理職のような仕事も増え、また休日も不規則で、将来的に仕事を続けられるのか不安を感じ始めました。

当時は、年齢的に20代後半に入っていましたし、環境を変えるなら今のタイミングしかない！と思い切って転職を決めました。転職先にこだわりはありませんでしたが、自分の裁量でさまざまな事柄に挑戦できる仕事がしたいという思いがありました。その中で、ビジネス・フォーラム事務局という会社を知り、BtoB領域のビジネスイベントにおいて、イベント運営を担当する仕事と聞いて興味が湧きました。前職で施設のイベント運営に携わった経験を活かせそうと思ったこと、未知の領域で新しい経験ができそうだと感じたことが、入社を決めた大きな理由です。

私が入社した当時はイベントコーディネート局という部署名ではなく、事務局と呼ばれていましたが、仕事内容は大きく変わっていません。私たちの仕事は、簡単に言えば「イベントの中身を形にすること」です。そのためのタスクは、本当にたくさんあります。プロデューサーの企画をもとに、お客様にご案内するためのパンフレットやWEBの告知ページをつくること、それを見たお客様からのお申し込みに対応すること。その一方で、当日に向けた準備を並行して進めます。会場で必要になるあらゆる備品の手配、ケータリング業者との打ち合わせ、スタッフに配布する運営マニュアルや当日の進行表の準備、お客様に回答をお願いするアンケートの準備、そのほか諸々。もちろん、イベント当日には会場にて、スタッフの配置決めや指示だし、思わぬトラブル対応などに走り回ります。1日が無事に終わるように、あらゆることに気を配りますので、当日は気が抜けません。

イベントコーディネート局のメンバーは、こうしたイベントを常時4〜5件ほど受け持ち、準備や当日の運営業務を担当しています。最初は何もないところから一つのイベントが徐々に形になっていく手応え、必要な作業を自分で一つひとつ定義し実行していく充実感、すべてが終わり「大盛況でよかったね」とクライアントやメンバー同士で労う瞬間の達成感。さまざまな体験に出会える仕事です。

今までの経験で印象に残っている仕事は、本当にたくさんあります。例えば、入社3年目に担当した500名規模のイベントです。今でこそ、500名〜1000名規模のイベント運営を任されることはそれほど珍しくないですが、なにしろその時は初めての経験です。しかも、会場となったビルのワンフロアをすべて貸し切り、2会場を同時進行させるという試みも初めてでした。当日のアルバイトも20名以上の規模です。大勢のスタッフをスムーズに動かすためには、指揮系統をどう整理すればいいか、規模に比例して膨れ上がる準備物をどう捌いていけばいいのか、試行錯誤しながら準備期間に約半年をかけました。イベント当日はそれこそ大変でした。参加申し込みのないお客様が来場されたり、そもそも席が足りなくなってしまったり。予想外のトラブルに追われたことがいい思い出です。こうした経験があってこそ、事前準備や計画の大切さを、学んだような気がします。

また、毎年継続して依頼をいただく札幌のイベントにも、思い入れが深いです。お客様からイベント運営のみをお願いされる少し変わった形式の仕事ですが、毎年札幌まで赴き、現地で企業と企業の良い出会いをつくるために力を尽くせる経験が嬉しく「また来年もお願いしたい」と言っていただけることが何よりの喜びになっています。

思えば転職当時は、新しい環境で自分の裁量で挑戦できる仕事がしたいと思って入社したのですが、その思いがすべて叶えられていると感じます。ビジネス・フォーラム事務局という会社は一人ひとりに委ねられた裁量権が大きい会社です。任された仕事を達成するために必要なことはすべて自分で考え、方法論を組み立てていく必要があります。それは、大変なことかもしれません。ただ、仕事力や人間力が鍛えられる場所であることは、間違いありません。こうした風土は、社内のフラットな人間関係にも表れていると思います。上司はもちろん社長との距離も近く、役職名ではなく「○○さん」と名前で呼び合う文化です。些細な事実ですが、組織を構成する社員の一人ではなく、一人ひとりが独立したプロであるという意識の表れじゃないかと思うのです。

お客様が見ているものはイベントが開催されたその先です。イベントに参加した方や企業同士がイベントを通して繋がり、ビジネスが発展していく。そのための大切な場を私たちがコーディネートしています。
イベントの成功を支える立場ですが、誰一人裏方とは思っていません。クライアントのパートナーとして先頭に立ち、参加者の為に何が出来るかを徹底的に考え抜く。物や形に残るものではありませんが、お客様が新たな気づきを得た瞬間の充実した表情、お礼や成長への言葉、そして次の依頼へと大きく発展していくために日々精進しています。