企画内容が社内で承認され、講演者探しも始まった。この時点で、その他に重要な動きはありますか？

企画内容が社内で承認されたタイミングで、プロデューサーは二人一組になります。一人が企画担当で、今までにお話した流れを担当します。そしてもう一人が、セールス担当です。この時点で形になっているのは、開催趣旨、理想のプログラム案、イベントタイトルが書かれた企画書だけです。そこから、セールス担当がイベントの協賛企業をあつめる活動を開始します。

企画内容の決定と同時にセールスも動き出すんですね。

タイムラインとしては、開催日の4か月前からセールスが動きます。まず最初に、企画者からセールス担当者へ企画内容の詳細をブリーフィングします。ここでは、営業先の候補となる業界や企業、また、アポイントが取れると理想的な役職者などのイメージを共有します。セールス担当者はブリーフィングの内容を基に各企業をリサーチし、アポイント獲得のための営業活動を始めます。また企画担当者が講演者探しを始めるのも、同じタイミングです。

講演者が決まらないうちに協賛企業を集めるのは大変そうです。

当然ですが、協賛企業と講演者のうち、どちらが欠けてもイベントが成り立ちません。最悪の場合は、企画自体がボツになる可能性もあります。だからこそ、セールス担当者も企画担当者も「自分が先に決める」という良い意味でのプレッシャーを与え合いながら、お互いの責務に集中します。決められないと終わらない「産みの苦しみ」とも言える時間が続きます。

当日の集客規模や会場はどのタイミングで決めていくのでしょう。

集客規模に関しては企画段階である程度のイメージを固めています。100名規模なのか、150名規模なのか。ただ会場に関しては、実は講演者が決まって具体的なスケジュールを抑えられないと、会場も決められないんです。不確定な要素がまだ多いですね。

正式にイベントの開催が決定するのは、タイムラインでいくとイベント実施日の何か月前なんですか？

2か月前です。その後の集客期間を考えると、イベント開催日の2か月前には講演者と協賛企業を決定して「これでイベントができる（※）」という状態をつくりたい。この期間はそのために、不安を感じながらもがんばっている時期ですね。

さまざまな壁を乗り越え、実施日の2か月前にはイベントの正式開催が決定する。ここからは開催に向けて、どんな人が何をしていきますか？

イベント実施日の2か月前くらいから、イベントコーディネート局や企画制作局といったメンバーがチームに参加していきます。いっぽうで、イベントのLP（ランディングページ）をつくって開催の告知をする必要もあり、社内のWEBチームでLPの制作も始まります。

一つのイベントは、何名のチームで担当するんでしょう？

イベントの規模感にもよりますが、企画担当とセールス担当のプロデューサーが各1名ずつ。イベントコーディネート局から1名、企画制作局から1名で、計4名が標準的な人員構成です。このチームでイベント準備から開催当日までの各業務を担当します。

みなさん、どんな段階からイベント準備に関わっていくのですか。

企画段階から告知用のLPの制作や、集客用のダイレクトメールの制作が始まっていますので、まずはこれらの制作物の進行管理やチェックのためにイベントコーディネート局のメンバーがジョインします。同時に、当日の映像収録を考え始める必要がありますので、企画制作局のメンバーもジョインしてくれます。

タスクが発生するたびに、メンバーが段階的に関わっていくのですね。

コミュニケーションはそれぞれのメンバーで密に交わしながら仕事を進めるのですが、実は事前準備の段階で、全メンバーが集まってミーティングをする機会ってほとんどないんです。全員が集まるのは、イベントの2日前に行う直前ミーティングが最初のタイミングだったりします。

イベントコーディネート局の方がどんな業務でイベントに関わっていくのかを知りたいです。

だいたいイベント開催日の2か月前くらいから段階的に関わっていきます。最初はプロデューサーと同行して、会場の下見を行うケースが多いでしょうか。イベント当日はイベントコーディネート局が来場されたお客様のご案内を担当しますので、下見のときに会場の動線やレイアウトを頭に入れて、お客様へのご案内方法などをイメージします。

イベントコーディネート局の役割は「イベント開催における実務すべて」と言えるのでしょうか。

そうですね。ただ「実務」というひと言では表現しきれないくらい、本当にたくさんのタスクがあります。例えばプロデューサーが企画を立ち上げた段階で、イベント告知・集客用のLPやダイレクトメールの制作が社内のチームで始まります。これらの広報物の校正から最終的な入稿までを管理することもイベントコーディネート局の役割です。その後はLPなどを通して集客が始まりますが、お客様からの申し込みやお問い合わせ対応もイベントコーディネート局で担当します。例えば「遅刻しても入場できるか」「代理出席は可能か」など、事前にさまざまな要望が届きますので、一つひとつのお問い合わせに対応していきます。

「集客」という言葉が出ましたが、イベントへの集客責任者はどの役割の人なんでしょうか。

集客はプロデューサーの責任範囲です。具体的な活動としては、イベントに来場して欲しいお客様を社内のデータベースをもとにリスト化し、メール告知や、社内チームで制作したダイレクトメールを送付して集客していきます。

イベントには当然、集客目標を設定しています。どんな方に、どれだけ来て欲しいのか。事前に設定した目標を達成するためにダイレクトメールの発送数などを導き出していきます。ただ、メールでご案内しても反応がなかったり、ダイレクトメールが届いているはずなのに申し込みがこない時間が続くこともあり、プレッシャーを感じながら目標に向けて動きます。

集客数の達成状況によって、イベントの準備作業にも影響が出ますか？

例えば、初めは100名の来場者数を想定していたところ、120名へ増加が見込まれる際には、すぐにイベントコーディネート局に共有します。会場のレイアウトやお客様に配布する予定の広報物の準備にも関わりますので、密に連携して情報をアップデートしていきます。

当日のケータリングやお客様に配布するアンケートやノベルティ・名札など、 こうしたものも一つひとつ準備・手配していきますので、来場者数をはじめとしたリアルタイムでの状況把握は非常に重要です。逐一変化していく状況に対応しながら、イベントに必要なタスクを（※）、当日までに着々とクリアしていきます。