企画制作局ではイベントの映像制作を担当していますね。イベントの準備段階では、どんなタスクが発生しているのでしょうか。

前提からお話すると、まず会場にお客様を集めて開催するリアルのイベントと、映像配信で行うオンラインイベントでは、それぞれ準備内容や当日の業務に違いがあります（※）。ただ、これまでの皆さんのお話に沿って、リアルイベントの場合でお話しましょうか。

リアルイベントのケースが知りたいです。

会場でのリアルイベントを収録するケースだと、目的は大きく分けて二つです。一つは、当日参加したかったけど都合がつかないお客様に向けて、イベント内容を収録した映像を後日オンラインで配信する形式です。そしてもう一つは、主に遠隔地のお客様に向けて、イベントをオンラインで生配信する形式があります。

どちらも、会場で映像を収録する必要がありますから、企画制作局も会場の下見からイベント準備に参加します。会場の規模や設備を見て、収録当日の動き、必要な人員、準備内容などをイメージしていきます。具体的には、会場の付帯設備がどこまで使えるか、カメラはどの場所にセッティングするかなどの事柄を、一つひとつ確認します。

会場の規模感や設備などを確認して、イベント当日に必要な人員や機材を準備していくんですね。一つのイベントに必要な収録チームというのは、どんなメンバーで構成されているんでしょう。

ここは、各ディレクターの仕事のやり方によって変わってきますので、一概には言えません。例えば私の場合は、会場や当日のプログラム内容を確認して、ある程度は一人で対応できると判断する場合もあります。そうすると当日は、自分でカメラを振りながら、スイッチャーという機材で画面や音声を切り替える作業を同時に行なったりしています。

これが、イベント規模が大きかったりプログラム内容が複雑だったりすると、一人では対応しきれません。その場合は、事前にカメラマンやスイッチャーといった協力業者の手配が必要です。講演中のカンペだしが必要であれば、そのための人員も手配します。また、生配信を行うのであれば専門の技術者も必要です。自分自身は、ディレクターとして収録を指揮するために当日のプランを考えていきます。

事前にイベントの内容や講演者の方について予習して、準備しておく事柄もありますか。

講演者の方については予習しておきます。大事なのは、どんな形での講演を希望しているかという点です。ノートや紙の資料を見ながら話したいという方であれば、講演者の方が見えやすい場所に、資料をスクリーンで映し出した方がいいのか。それとも手元にあった方が話しやすいのか。それぞれ目線の角度が違ってきますので、どう映せば講演中の見え方が良くなるか、イメージして準備します。

イベントの内容も事前に把握しますが、それよりは、いかに講演者の方がやりやすい状態をつくるかが、重要だと感じています。事前にコミュニケーションを取ったほうがいいケースもあります。緊張をほぐす世間話をするため、講演者の方が仕事で取り組まれていることを、調べておくこともあります。

講演者の方の中には、イベントに登壇して話すことに慣れていない方もたくさんいらっしゃいます。そうした背景の中で、講演者の方ができるだけ話しやすくなるように配慮してくれていて、プロデューサーとしても感謝しています。

各々の専門家が複合的に関わって、イベント当日を迎えるわけですね。当日は、どういう役割を担うのでしょうか？

プロデューサーはイベント運営の統括責任者です。開催日の2日前には、初めてイベント運営チームの全員が集まる事前ミーティングを行います。そこで、当日の具体的な動きを確認します。講演者の方の対応は誰が責任を持って行うのか。当日は100名規模のお客様が来場されますから、誘導はどのように行うか。チームでイベント運営の全体像をイメージできる状態をつくって、当日に挑みます。また当日は、イベント会場の中で起こることにはすべて責任者として対応します。講演内容の急な調整から、お客様の机上に何を置くかまで、細かく気を配ります。

イベントコーディネート局は、受付の責任者です。受付でお客様をお出迎えすることや、控室対応、イベント会場付近のホワイエ管理などに目を配ります。

会場の設営やケータリングの設置などの準備にも手を動かすんですか？

その点は、会場の方にお任せしています。あらかじめ、会場レイアウトやケータリングに関する指示はイベントコーディネート局からお願いしていますので、当日のセッティングはすべて会場サイドで担当してもらいます。もちろん、当日の状況によっては変更しなくてはいけませんので、プロデューサーや会場の方と連携しながら指示だししていくことも必要になってきます。

企画制作局では、あらかじめ想定した形で収録を始めていくんですね。

そうですね。収録プランに従って収録チームを指揮していきます。

当日はやはり大変ですか？

大変です。予定通りに物事が運ばずに、ヒリヒリする時間もあります。 例えば、ゲスト講演者の方が時間通りに到着できなかったり。講演資料が差し替わったり、それに付随して、急遽音声や映像を流したい、という要望があったり。会場で配布する資料についても、急遽、協賛企業から追加したい旨のご要望が出てきたり。プロデューサーとしてはスムーズに進行させるために複数の可能性を考えて準備しているのですが、いつも何かしら、想定外のことが起こります。その時々で発生するトラブルに合わせて、すぐに代替案を出すなど、その場の瞬発力が大事です。おそらくそれは、イベントコーディネート局や企画制作局のメンバーも同じだと思います。

イベント終了後の振り返りでは、どんな活動をおこなっているのでしょうか。

イベントの最終的な目的は、来場されたお客様にいい情報提供を行うこと。そしてもう一つは、協賛企業のビジネスに貢献することです。具体的には、イベントに来場されたお客様と協賛企業が関係を構築する機会を提供することです。協賛いただける企業様は、やはり、自社のビジネスへの貢献度という視点でシビアにイベントを評価します。その点で、イベント終了後は、企画・集客・運営という三つの視点で真摯なご意見をいただきます。
また同時に、次のマーケティング施策に関してお聞きできることも多いです。

こうした意見交換が、次のイベントにつながっています。幸いなことに、私たちのイベント内容と自社のビジネスにもたらす効果に、満足していただける企業様が多いです。こうした信頼を勝ち取ることができれば「次のイベントの情報も早めに教えて欲しい」など、嬉しい言葉を聞ける機会が多くなり、苦労してイベントを開催した甲斐があったと嬉しくなります。

イベントの企画内容や運営への高評価が、次のイベント企画につながっていくのですね。

私たちはいつも、イベントをつくっていくときには「三つの円の重なり」を大事にしようと話しています。一つ目の円は、イベントに来場されるお客様が満足する情報を発信すること。二つ目の円は、協賛企業様が満足するイベントをつくること。三つ目の円は、ビジネス・フォーラム事務局が発信したい／すべき情報であること。この三つの円の重なりを可能な限り最大化できるイベントをつくっていこうと、全員で話しています。私自身もいつも、イベントに臨む際の根幹に置いている考え方です。